Registros de correduría · 6 estadosConservación de expedientes inmobiliarios por estado: cuánto tiempo guardar el archivo
Los expedientes de transacciones deben conservarse de tres a cinco años según el estado, y el plazo suele empezar al cierre o cuando termina la transacción: tres años en California, Washington, Virginia y Carolina del Norte, cinco años en Florida y Arizona. El responsable es el corredor, así que los archivos del coordinador de transacciones deben terminar completos en el sistema de la correduría: contratos, divulgaciones, registros del depósito, hojas de liquidación y, en algunos estados, la publicidad y las notas de superficie.
Estado por estado
California – 3 años (B&P §10148)
Listados, recibos de depósito, cheques cancelados, registros de fideicomiso y otros documentos, desde el cierre, o desde la fecha del listado si no se cierra. No se exige guardar mensajes electrónicos efímeros.
Florida – 5 años (§475.5015)
Todos los registros de la correduría, desde la recepción de fondos confiados o, si no hay, desde la firma del listado, la oferta u otro acuerdo; más 2 años tras terminar un litigio, nunca menos de 5 en total.
Arizona – 5 años (A.R.S. §32-2151.01)
Recibos de depósito, hojas de cierre, contratos y registros de empleo, al menos cinco años tras terminar la transacción, en una oficina de Arizona o un depósito notificado en Arizona.
Washington – 3 años (WAC 308-124C-110)
Registros disponibles para inspección al menos tres años; se permite el almacenamiento electrónico si la recuperación es inmediata, incluidas ofertas, contraofertas, comunicaciones electrónicas y registros de fideicomiso.
Virginia – 3 años (18VAC135-20-185)
Acuerdos de corretaje y divulgaciones de agencia 3 años desde la firma; contratos, liberaciones, hojas de liquidación y demás documentos 3 años desde el cierre o desde la ratificación si no se cierra; registros de fideicomiso 3 años.
Carolina del Norte – 3 años (21 NCAC 58A .0108)
Tres años tras desembolsar todos los fondos o concluir la transacción, lo que ocurra después, incluidas opiniones de precio, documentación de superficie y publicidad; los agentes envían los documentos a la firma dentro de tres días.
Qué suele contener un expediente completo
- Acuerdo de listado o de comprador y divulgaciones de agencia.
- Ofertas, contraofertas, el contrato firmado, enmiendas y cualquier liberación.
- Recibo del depósito y registros de la cuenta de fideicomiso.
- Divulgaciones del vendedor y avisos obligatorios, firmados.
- La hoja de cierre o liquidación final.
Qué hace el TC al cerrar el expediente
- Verificar que cada documento obligatorio esté firmado y en el expediente antes de cerrarlo.
- Enviar el expediente completo a la correduría dentro de su plazo: tres días en Carolina del Norte.
- Anotar la fecha de inicio de la conservación: cierre, terminación o último desembolso.
- Mantener copias electrónicas recuperables e imprimibles, como exige Washington.
Preguntas sobre la conservación de expedientes
¿Cuánto tiempo guardan los corredores los expedientes en California?
Tres años desde el cierre, o desde la fecha del listado si la transacción no se cerró (B&P §10148).
¿Cuánto tiempo debe guardar los registros un corredor en Florida?
Al menos cinco años desde la recepción de fondos confiados o, si no hay, desde la firma del acuerdo, y más si los registros se usaron en un litigio (§475.5015).
¿Cuánto tiempo guardan los expedientes los corredores de Arizona?
Al menos cinco años tras terminar la transacción (A.R.S. §32-2151.01).
¿Pueden guardarse los expedientes en forma electrónica?
En general sí; Washington, por ejemplo, lo permite si la recuperación de todos los documentos es inmediata y pueden verse e imprimirse en la oficina de la firma.
¿Quién debe guardar los registros: el agente, el TC o el corredor?
Las reglas imponen el deber al corredor; los agentes y los TC entregan expedientes completos a la correduría.
Guías relacionadas
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Prueba gratisFuentes: Código de Negocios y Profesiones de California §10148; Estatutos de Florida §475.5015; A.R.S. §32-2151.01; RCW 18.85.285 y WAC 308-124C-110; 18VAC135-20-185; 21 NCAC 58A .0108, leídos en las fuentes oficiales el 24 de octubre de 2026.
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