Términos de servicio

1. El servicio

ClosingCode le ayuda a organizar transacciones inmobiliarias: fechas límite, listas de tareas, documentos, páginas de estado para clientes y mensajes, en inglés y en español. Algunas oficinas también pueden usar herramientas de dinero (ingresos, gastos, impuesto estimado) y LLC Desk (presentación del Formulario 5472 del IRS) cuando estén disponibles.

El servicio es una herramienta para profesionales. No somos un bufete de abogados, una compañía de corretaje inmobiliario, una compañía de títulos o de escrow, un prestamista, una firma de contabilidad ni un asesor fiscal. No damos asesoría legal, financiera, fiscal ni inmobiliaria, no guardamos ni movemos dinero de las transacciones y no representamos a nadie ante ninguna agencia del gobierno.

• Las fechas límite se calculan con los datos que usted ingresa y las reglas que elige. Debe verificar cada fecha con el contrato firmado y con la ley del estado donde se encuentra la propiedad.
• Las listas estándar de tareas y documentos, los modelos y las traducciones son un punto de partida. Puede que no se ajusten a cada contrato, compañía de corretaje o estado.

2. Acceso anticipado

Mientras ClosingCode esté en acceso anticipado, el servicio es gratis. Las funciones pueden estar incompletas, cambiar o eliminarse, y el servicio puede interrumpirse con más frecuencia que un producto terminado.

No se cobra nada a menos que usted elija un plan de pago. Avisaremos por correo a los propietarios de las cuentas al menos 30 días antes de que empiecen los planes de pago; desde ese día, cada oficina del acceso anticipado recibe la prueba gratis completa que se indica en la página de precios. Podemos terminar el acceso anticipado, o dejar de ofrecer el servicio, avisando por correo con al menos 30 días de anticipación, y usted podrá exportar sus datos.

3. Quién puede usarlo

Debe tener al menos 18 años y usar el servicio con fines profesionales —por ejemplo, como coordinador de transacciones, agente, compañía de corretaje u oficina, o para una empresa de su propiedad—, no con fines personales, familiares o domésticos. Si lo usa para una empresa o una compañía de corretaje, confirma que tiene autorización para aceptar estos Términos en su nombre.

No puede usar el servicio si figura en una lista de sanciones de EE. UU. o se encuentra en un país sujeto a sanciones generales de EE. UU., ni para atender a esas personas.

4. Cuentas y seguridad

Usted inicia sesión con un enlace de un solo uso enviado a su correo o con un proveedor de inicio de sesión compatible. Mantenga segura su cuenta de correo. Recomendamos el inicio de sesión en dos pasos (2FA); es obligatorio para LLC Desk y para los datos de dinero que comparta con un contador.

Los propietarios y administradores de la oficina deciden quién se une y con qué rol. Usted es responsable de las personas que invita y de todo lo que se haga en su cuenta.

Avísenos de inmediato a security@closingcode.app si cree que alguien accedió a su cuenta sin permiso.

5. Sus datos y los de sus clientes

Usted es el dueño de la información que ingresa en el servicio (“Datos del Cliente”), incluidos los datos de sus clientes y de las demás partes de una transacción, y los documentos que sube. Usted nos permite alojar, copiar, tratar, transmitir y mostrar los Datos del Cliente solo en la medida necesaria para prestarle el servicio, protegerlo y darle soporte.

Respecto de los Datos del Cliente, usted es la empresa (responsable) y nosotros somos su proveedor de servicios (encargado). La sección 6 explica cómo los tratamos.

Usted es responsable de tener derecho a recopilar y compartir esa información, de dar a sus clientes los avisos que exige la ley y de los enlaces que comparte (páginas de estado, solicitudes de documentos, formulario para agentes, enlaces de acuerdos y de firma). Cualquier persona que tenga uno de esos enlaces puede usarlo hasta que venza o usted lo cancele.

Puede descargar sus datos en cualquier momento (Configuración → Exportar todos los datos de la oficina).

6. Condiciones de tratamiento de datos

Esta sección es nuestro acuerdo de tratamiento de datos con usted para los Datos del Cliente, incluso conforme al artículo 28 del RGPD y a las leyes estatales de privacidad de EE. UU., como la CCPA, cuando se apliquen.

• Instrucciones. Tratamos los Datos del Cliente solo según sus instrucciones documentadas: estos Términos, la forma en que usted usa y configura el servicio y sus solicitudes por escrito, salvo que la ley exija otra cosa. Le avisaremos si creemos que una instrucción infringe la ley.
• Límites. No vendemos ni compartimos los Datos del Cliente. No los conservamos, usamos ni revelamos para ningún fin distinto de prestarle el servicio (incluidos el soporte, la seguridad y el cumplimiento legal) ni fuera de nuestra relación comercial directa con usted, y no los combinamos con información personal de otras fuentes, salvo lo que permita la ley. Le avisaremos si ya no podemos cumplir estas obligaciones, y usted puede tomar medidas razonables para detener y corregir cualquier uso no autorizado.
• Personas. Todas las personas que pueden acceder a los Datos del Cliente tienen deber de confidencialidad. Nuestro personal accede a ellos solo para dar soporte o hacer una migración que usted pidió, para mantener la seguridad del servicio o cuando la ley lo exige.
• Seguridad. Usamos las medidas descritas en la Política de privacidad y las mantenemos actualizadas.
• Subencargados. Usted autoriza a los proveedores indicados en la Política de privacidad. Obligamos a cada uno por escrito a proteger los datos al menos tanto como esta sección, y seguimos siendo responsables de ellos. Actualizaremos la lista al menos 30 días antes de que un proveedor nuevo empiece a tratar Datos del Cliente, salvo en una emergencia. Si usted se opone por un motivo razonable de protección de datos, puede terminar su suscripción y le reembolsaremos las tarifas prepagadas del periodo no usado.
• Ayuda. Le ayudamos a responder las solicitudes de las personas y, según la información de que disponemos, con la seguridad, las notificaciones de brechas y las evaluaciones de impacto.
• Brechas. Le avisaremos sin demora indebida, y a más tardar 72 horas después de conocerla, de cualquier brecha de seguridad que afecte sus Datos del Cliente, con la información que necesita para cumplir sus propias obligaciones.
• Auditorías. Si lo pide, le damos la información necesaria para demostrar que cumplimos esta sección. Usted o un auditor independiente con deber de confidencialidad pueden auditarnos una vez al año, con 30 días de aviso y a su costo, o antes después de una brecha o cuando lo exija una autoridad.
• Transferencias. Los Datos del Cliente se alojan en Estados Unidos. Nuestro equipo trabaja desde la Unión Europea y puede acceder a ellos desde allí. Las transferencias a proveedores fuera del Espacio Económico Europeo se basan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE.
• Fin. Cuando termina su suscripción, puede exportar sus datos durante el periodo de solo lectura; después los eliminamos como se describe en la sección 15. Las copias de seguridad vencen en un plazo de 30 días.
• Detalles. Objeto y finalidad: prestar el servicio. Duración: el uso del servicio y el plazo de eliminación posterior. Datos: datos de contacto, datos de la transacción, documentos, notas y mensajes y, en LLC Desk, información fiscal, incluidos números de identificación. Personas: sus clientes, las demás partes de una transacción, agentes, dueños de LLC y su equipo.

7. Funciones de inteligencia artificial

Algunas funciones usan inteligencia artificial, por ejemplo, leer un contrato o una enmienda, redactar un borrador de mensaje, responder una pregunta sobre una transacción o traducir al inglés la declaración del dueño de una LLC. La IA puede cometer errores. El resultado es un borrador: nada creado por IA se guarda como fecha, se envía ni se presenta hasta que una persona lo revisa y lo aprueba, y usted sigue siendo responsable de lo que aprueba.

No usamos los Datos del Cliente para entrenar modelos de IA, y nuestro proveedor de IA no puede usarlos para entrenar sus modelos.

8. Correos, mensajes de texto y firmas electrónicas

Mensajes que usted envía. El servicio prepara borradores. Un mensaje se envía solo cuando un miembro de su oficina lo revisa y hace clic para enviarlo (o lo programa). Usted es el remitente y es responsable de su contenido y de cumplir las leyes aplicables, incluida la ley CAN-SPAM.

Mensajes de texto (cuando estén disponibles). Puede marcar a una persona como “Aceptó mensajes de texto” solo si esa persona le dio su consentimiento para recibir mensajes de texto sobre la transacción en ese número. Use los mensajes de texto para la transacción, nunca para publicidad. Cada mensaje indica quién lo envía y cómo dejar de recibirlos; quien responde STOP deja de recibir mensajes de texto a través del servicio. Si una persona le pide de cualquier otra forma que deje de enviarle mensajes, desmarque la casilla de inmediato. La frecuencia de los mensajes depende de la transacción y pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Usted es responsable de cumplir la ley de protección al consumidor telefónico (TCPA) y las reglas de los operadores. Los operadores no responden por mensajes demorados o no entregados.

Nuestros correos. Enviamos correos del servicio, como enlaces de acceso, invitaciones, alertas de seguridad y avisos sobre su cuenta o sus datos; forman parte del servicio. El resumen de la mañana puede desactivarse en Configuración. Solo enviamos novedades u ofertas con una forma de darse de baja.

Registros y firmas electrónicas. Usted acepta recibir de nosotros avisos y registros por medios electrónicos. Algunas funciones permiten que otras personas acepten un documento escribiendo su nombre, por ejemplo, su acuerdo de coordinación o la autorización del dueño de una LLC; guardamos el texto aceptado, el nombre y la fecha como registro. Usted decide si una aceptación electrónica sirve para su propósito y, si la otra persona es un consumidor, primero debe obtener el consentimiento que exige la ley federal ESIGN. Los formularios del IRS se firman a mano, en papel.

Aviso sobre fraude en transferencias: nunca use el servicio para enviar o cambiar instrucciones de transferencia bancaria o de pago. Indique a sus clientes que confirmen cualquier instrucción por teléfono con la compañía de títulos o de escrow, a un número que ya conozcan.

9. LLC Desk y herramientas de dinero

• LLC Desk completa el Formulario 5472 del IRS con un Formulario 1120 pro forma (y el Formulario 7004 cuando usted lo pide) a partir de las respuestas y los documentos que entregan la oficina o el dueño de la LLC. No revisamos la exactitud fiscal de las respuestas, no elegimos posiciones fiscales ni damos asesoría fiscal, y no somos el preparador remunerado de la declaración.
• El dueño de la LLC revisa y firma los formularios y autoriza la presentación. Solo enviamos una presentación que el dueño firmó y autorizó (y un Formulario 7004, que no tiene línea de firma, solo cuando la oficina lo pide), por fax y por correo certificado de USPS, y guardamos la prueba del envío. No presentamos nada por iniciativa propia, no representamos a nadie ante el IRS y no podemos prometer cómo tramitará el IRS una presentación ni qué decidirá sobre una multa.
• Si usted prepara estas presentaciones para clientes a cambio de una tarifa, es responsable de las obligaciones de los preparadores remunerados, como tener un PTIN y firmar como preparador.
• La información fiscal se usa y se revela solo para preparar y enviar la presentación y guardar su prueba, como se describe en la Política de privacidad. Nunca se usa para publicidad, y nunca se usa ni se revela para otro fin sin el consentimiento separado y por escrito del dueño cuando lo exige la sección 7216 del Código de Rentas Internas.
• Usted es responsable de las fechas límite de presentación. Envíe pronto la copia firmada: las líneas de fax y el correo pueden demorarse.
• No respondemos por multas, intereses ni otras consecuencias del IRS causados por información incompleta o incorrecta, una firma o autorización tardía o la tramitación del IRS. Si una presentación firmada y autorizada a tiempo no se envía por un error nuestro, la enviaremos lo antes posible, le daremos los registros que necesita para pedir al IRS el perdón de la multa y le reembolsaremos la tarifa de esa presentación. Fuera de eso, se aplica la sección 17.
• Las herramientas de dinero (ingresos, gastos, millaje, impuesto estimado, categorías del Anexo C) dan estimaciones con los números que usted ingresa. No son una declaración de impuestos ni asesoría fiscal; revíselas con su profesional de impuestos.

10. Uso aceptable

Usted se compromete a no:

• infringir ninguna ley, incluidas las de vivienda justa (fair housing), privacidad, correo no deseado, telemercadeo y protección al consumidor;
• subir software malicioso ni contenido que no tenga derecho a compartir;
• intentar acceder a datos de otras oficinas, probar o eludir nuestra seguridad, ni sobrecargar el servicio;
• revender el servicio ni usarlo para crear un producto de la competencia;
• usar el servicio para guardar números de tarjetas de pago, números de Seguro Social o números de cuentas bancarias, salvo que los contenga un documento que la transacción o la presentación requiera.

Podemos suspender un acceso que ponga en riesgo el servicio, a otros clientes o al público. Cuando sea posible, se lo avisaremos antes.

11. Planes, tarifas e impuestos

Los planes de pago, los precios y los periodos de prueba se muestran antes de la compra. Los pagos con tarjeta los procesa Paddle, un revendedor que actúa como comerciante registrado (merchant of record), cuyos términos para compradores también se aplican a la compra. Si ofrecemos pago con factura, la factura indica cómo pagar.

Las tarifas se cobran por adelantado en cada periodo de facturación. Los reembolsos siguen nuestra Política de reembolsos y cualquier derecho que le otorgue la ley. Los precios no incluyen impuestos, salvo que se indique lo contrario. Avisaremos con al menos 30 días de anticipación cualquier cambio de precio de una suscripción existente.

La migración gratis, los créditos por cambio de proveedor y los meses por recomendación siguen las condiciones que se muestran con la oferta, no tienen valor en efectivo y pueden cambiar en el futuro.

12. Servicios de terceros

El servicio utiliza proveedores de confianza para alojamiento, almacenamiento, correo, mensajes de texto, fax, correo postal, pagos y funciones de IA. Están indicados en la Política de privacidad. Las conexiones que usted elija (por ejemplo, el inicio de sesión con Google o Microsoft, Dotloop, Open To Close, webhooks o claves de API) se rigen por los términos de esos proveedores, y usted es responsable de lo que les envía.

13. Propiedad intelectual

El servicio, su software y su diseño son de nuestra propiedad. Usted recibe un derecho limitado, no exclusivo e intransferible de usarlo mientras su cuenta esté activa. Si nos envía ideas o comentarios, podemos usarlos sin ninguna obligación hacia usted.

14. Disponibilidad y cambios

Trabajamos para que el servicio esté disponible y sea seguro, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Podemos mejorar o cambiar funciones. Si eliminamos una función importante por la que usted paga, se lo avisaremos con anticipación.

15. Fin de la cuenta y eliminación de datos

Durante el acceso anticipado, su oficina y sus datos permanecen hasta que usted los elimine, cierre su cuenta o terminemos el acceso anticipado con aviso (sección 2).

Mientras una suscripción esté activa, sus datos permanecen en el servicio todo el tiempo que usted los mantenga: las transacciones cerradas quedan disponibles como su archivo, lo que ayuda a cumplir las reglas estatales de conservación de registros de las compañías de corretaje.

Puede cancelar en cualquier momento; el plan sigue activo hasta el final del periodo pagado. Podemos cerrar o suspender cuentas que incumplan gravemente estos Términos.

Cuando termina el periodo pagado, su oficina queda en modo de solo lectura durante 90 días para que pueda exportar sus datos. Si una prueba gratuita termina sin un plan de pago, la oficina queda en modo de solo lectura durante 30 días. Los propietarios de la cuenta reciben un recordatorio por correo 7 días y 1 día antes del final. Después del periodo de solo lectura eliminamos los Datos del Cliente de la oficina, incluidos sus archivos y los documentos de LLC Desk, del servicio activo en un plazo de 30 días, salvo que la ley nos obligue a conservarlos. Si elige un plan durante el periodo de solo lectura, se conserva todo. Las copias de seguridad vencen en un plazo de 30 días.

Los documentos de LLC Desk se conservan como se describe en la Política de privacidad (en general, 3 años después de enviar una presentación). Expórtelos antes de que se elimine su oficina si los necesita por más tiempo.

16. Exención de garantías

SALVO LO INDICADO EXPRESAMENTE EN ESTOS TÉRMINOS, EL SERVICIO SE OFRECE “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”. EN LA MEDIDA EN QUE LA LEY LO PERMITA, EXCLUIMOS TODAS LAS GARANTÍAS IMPLÍCITAS, INCLUIDAS LAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO Y NO INFRACCIÓN.

Usted sigue siendo responsable de su trabajo profesional, incluido el cumplimiento de las fechas del contrato, el contenido de sus mensajes y cualquier presentación que usted o sus clientes firmen.

17. Limitación de responsabilidad

EN LA MEDIDA EN QUE LA LEY LO PERMITA, NINGUNA DE LAS PARTES RESPONDE POR DAÑOS INDIRECTOS, INCIDENTALES, ESPECIALES, CONSECUENTES O PUNITIVOS, NI POR PÉRDIDA DE GANANCIAS, INGRESOS O DATOS. LA RESPONSABILIDAD TOTAL DE CADA PARTE POR TODAS LAS RECLAMACIONES RELACIONADAS CON EL SERVICIO SE LIMITA A LA CANTIDAD MAYOR ENTRE LAS TARIFAS QUE USTED NOS PAGÓ EN LOS 12 MESES ANTERIORES AL HECHO QUE ORIGINÓ LA RECLAMACIÓN Y 100 DÓLARES ESTADOUNIDENSES.

Estos límites no se aplican a su obligación de pagar las tarifas, a las indemnizaciones de la sección 18 ni a la responsabilidad que la ley no permite limitar, como la responsabilidad por fraude, negligencia grave o conducta dolosa.

18. Indemnización

Usted nos defenderá e indemnizará frente a reclamaciones de terceros derivadas de Datos del Cliente que no tenía derecho a usar, de mensajes o presentaciones enviados a través del servicio por instrucción suya, de los servicios que presta a sus propios clientes o del incumplimiento de estos Términos.

Nosotros le defenderemos e indemnizaremos frente a reclamaciones de terceros que aleguen que el servicio, tal como lo prestamos, infringe una patente, un derecho de autor o una marca de EE. UU. Esto no se aplica a reclamaciones causadas por sus datos, sus modificaciones o la combinación del servicio con algo que no proporcionamos.

La parte que pide protección debe avisar sin demora a la otra, dejarle dirigir la defensa y cooperar de forma razonable.

19. Ley aplicable y controversias

Estos Términos se rigen por las leyes del estado de Wyoming (EE. UU.), excluidas sus normas de conflicto de leyes y la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

Antes de acudir a los tribunales, ambas partes intentarán resolver la controversia de buena fe durante al menos 30 días después de un aviso por escrito. Después, las controversias se resolverán ante los tribunales estatales o federales con sede en Wyoming, salvo que una norma imperativa le otorgue otro fuero. Cualquiera de las partes puede, en cambio, presentar una reclamación individual ante un tribunal de reclamos menores competente, y cualquiera de las partes puede pedir medidas urgentes a cualquier tribunal competente.

En la medida en que la ley lo permita, cada parte presenta reclamaciones solo de forma individual, no como demandante ni miembro de un grupo en una demanda colectiva o representativa, y ambas partes renuncian a un juicio con jurado.

20. Cambios en estos Términos

Podemos actualizar estos Términos. Publicaremos la nueva versión aquí con su fecha y, si los cambios son importantes, avisaremos por correo a los propietarios de las cuentas al menos 30 días antes de que entren en vigor. Si no está de acuerdo, puede cancelar antes de esa fecha y le reembolsaremos las tarifas prepagadas del periodo no usado. Si sigue usando el servicio después de esa fecha, se aplicarán los nuevos Términos. Los cambios que exija la ley pueden entrar en vigor antes.

21. Disposiciones generales

• Cesión. Podemos transferir estos Términos y su cuenta a una empresa afiliada o a un sucesor de nuestro negocio, incluida ClosingCode Software LLC, una sociedad de Wyoming que planeamos constituir para operar ClosingCode. Lo avisaremos por correo a los propietarios de las cuentas; la transferencia no reduce sus derechos según estos Términos. Usted puede transferir su cuenta solo con nuestro consentimiento por escrito, que no negaremos sin motivo razonable a un sucesor de su negocio.
• Fuerza mayor. Ninguna de las partes responde por un retraso o incumplimiento causado por hechos fuera de su control razonable, como cortes de internet, de electricidad o de los operadores, demoras del IRS o del correo, desastres naturales o actos de gobierno. Las obligaciones de pago no se excusan.
• Acuerdo completo. Estos Términos, la Política de privacidad, la Política de reembolsos y los detalles de su plan son el acuerdo completo entre nosotros sobre el servicio. Si una disposición resulta inaplicable, se limita lo mínimo necesario y el resto sigue vigente. No exigir el cumplimiento de una disposición no significa renunciar a ella.
• Avisos. Enviamos los avisos al correo de los propietarios de la cuenta. Usted envía los avisos a support@closingcode.app o a nuestra dirección indicada abajo.
• Relación. Las partes son independientes. Estos Términos no otorgan derechos a terceros. Las secciones que por su naturaleza deben seguir vigentes después del fin de su cuenta (como pagos, tratamiento de datos, exención de garantías, límites de responsabilidad, indemnización y controversias) siguen vigentes.
• Idioma. Estos Términos se redactaron en inglés. La versión en español se ofrece para su comodidad; si hay diferencias, prevalece la versión en inglés.

22. Contacto

DRUKXPERT.PL sp. z o.o., ul. Małopolska 41, 45-301 Opole, Poland. Correo: support@closingcode.app. Pagos: billing@closingcode.app. Privacidad: privacy@closingcode.app. Seguridad: security@closingcode.app.