Política de privacidad

1. Nuestros dos roles

• Sobre la información de nuestros clientes —las personas que crean una cuenta, se apuntan a la lista de espera o nos escriben (nombre, correo, teléfono, oficina, facturación)— nosotros decidimos cómo se usa. Según el RGPD somos el responsable del tratamiento; según las leyes estatales de EE. UU. somos la empresa (business).
• Sobre la información que nuestros clientes ingresan acerca de sus propios clientes y de las demás partes de una transacción, o de las empresas de EE. UU. cuyas presentaciones ante el IRS preparan (“Datos del Cliente”), actuamos solo según las instrucciones de nuestro cliente: somos encargado del tratamiento / proveedor de servicios. Si usted compra o vende una vivienda, es agente o es dueño de una LLC y quiere ver o cambiar su información, comuníquese con el coordinador o la oficina que trabaja con usted; les ayudaremos a responderle.

2. Qué recopilamos

• Datos de la cuenta
  Ejemplos: nombre, correo, teléfono, nombre de la oficina, rol, idioma, zona horaria, proveedor de inicio de sesión (Google o Microsoft) si usa uno
  Origen: usted
• Datos del Cliente
  Ejemplos: dirección de la propiedad, fechas, precio, nombres y datos de contacto de clientes y partes, notas, listas de tareas, mensajes, documentos subidos, acuerdos aceptados escribiendo un nombre
  Origen: nuestros clientes y las personas que usan un enlace de estado, de carga, de formulario o de acuerdo
• Datos de LLC Desk (cuando esté disponible)
  Ejemplos: nombre, dirección y EIN de la LLC; nombre, dirección, país y números de identificación fiscal del dueño; transacciones entre el dueño y la LLC; filas del extracto bancario que el dueño confirma; formularios firmados; comprobantes de fax y de correo
  Origen: nuestros clientes y el dueño de la LLC
• Datos de dinero
  Ejemplos: ingresos, gastos, millaje y facturas que ingresa el coordinador; un archivo de extracto bancario que se sube para conciliar pagos se lee y no se guarda
  Origen: nuestros clientes
• Datos de seguridad y uso
  Ejemplos: horas de inicio de sesión, dirección IP (los eventos de seguridad la guardan cifrada con hash), dispositivo y navegador, acciones registradas en el historial de cambios
  Origen: automáticamente
• Datos de facturación
  Ejemplos: plan, facturas, estado del pago; los datos de la tarjeta los maneja el proveedor de pagos, no nosotros
  Origen: usted y el proveedor de pagos
• Lista de espera y comunicaciones
  Ejemplos: nombre, correo, rol, estado o país, la herramienta que usa hoy, mensajes y solicitudes de soporte
  Origen: usted

Necesita darnos su correo electrónico para usar el servicio; lo demás es opcional o solo necesario para la función que usa. El servicio es para adultos; no recopilamos a sabiendas información de menores de 16 años.

3. Cómo la usamos

• para prestar el servicio y protegerlo (inicio de sesión, verificación en dos pasos, cifrado, historial de cambios, prevención de fraude y abuso);
• para enviar los mensajes, faxes y cartas que usted aprueba y los correos del servicio, como enlaces de acceso, invitaciones y avisos sobre su cuenta;
• para dar soporte y hacer las migraciones que usted pide, facturar y conservar los registros comerciales y fiscales que exige la ley;
• para contactar a las personas de la lista de espera sobre el lanzamiento;
• para mejorar el servicio con información de uso agregada y anonimizada (nunca con información fiscal de LLC Desk).

Bases legales según el RGPD: la ejecución de nuestro contrato con usted, nuestro interés legítimo en operar y mejorar un servicio seguro y en contactar a quienes se apuntaron a nuestra lista de espera, el cumplimiento de obligaciones legales y, cuando sea necesario, su consentimiento.

No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad basada en el comportamiento entre contextos. No usamos los Datos del Cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial. No tomamos decisiones con efectos jurídicos o igualmente importantes sobre nadie basadas únicamente en un tratamiento automatizado.

La información fiscal de LLC Desk se usa y se revela solo para preparar y enviar la presentación que autorizó el dueño y guardar su prueba (también a través de los proveedores de fax, correo e IA indicados abajo). Nunca se usa para publicidad ni para otro fin sin el consentimiento separado y por escrito del dueño cuando lo exige la sección 7216 del Código de Rentas Internas de EE. UU.

4. Funciones de inteligencia artificial

Cuando usted usa una función de IA (leer un contrato o una enmienda, redactar un borrador de mensaje, responder una pregunta sobre una transacción o traducir la declaración del dueño de una LLC), el contenido necesario se envía a nuestro proveedor de IA, Anthropic, solo para obtener ese resultado. Los contratos y las enmiendas también los lee una segunda vez, de forma independiente, Mistral AI, para comparar las dos lecturas y mostrarle a usted cualquier diferencia. Nuestros proveedores no pueden usar el contenido para entrenar sus modelos y lo conservan solo durante el tiempo limitado que sus términos comerciales permiten para supervisar la seguridad. No guardamos el contenido en los proveedores. El resultado es un borrador hasta que una persona lo aprueba.

5. Con quién la compartimos

Compartimos información personal solo con proveedores que nos ayudan a operar el servicio, mediante contratos escritos que les obligan a protegerla y a usarla solo para nosotros:

• OVHcloud US (OVH US LLC)
  Finalidad: alojamiento de la aplicación y base de datos (centro de datos en Virginia)
  Ubicación: Estados Unidos
• Cloudflare, Inc. (R2)
  Finalidad: almacenamiento cifrado de documentos y copias de seguridad cifradas de la base de datos
  Ubicación: Estados Unidos
• Cloudflare, Inc. (Email Routing)
  Finalidad: reenvío de los correos enviados a nuestras direcciones @closingcode.app
  Ubicación: Estados Unidos
• Proton AG
  Finalidad: nuestro buzón para correos de soporte, facturación, privacidad y seguridad
  Ubicación: Suiza
• Resend
  Finalidad: envío de correo (enlaces de acceso, invitaciones, mensajes que usted envía)
  Ubicación: Estados Unidos
• Anthropic, PBC
  Finalidad: funciones de IA (cuando se usan)
  Ubicación: Estados Unidos
• Mistral AI SAS
  Finalidad: segunda lectura independiente de contratos y enmiendas (cuando se usa)
  Ubicación: Francia (Unión Europea)
• Sinch (fax)
  Finalidad: LLC Desk: envío por fax de los formularios firmados al IRS (cuando se usa)
  Ubicación: Estados Unidos
• Lob
  Finalidad: LLC Desk: impresión y envío de los formularios firmados por correo certificado de USPS (cuando se usa)
  Ubicación: Estados Unidos
• Twilio
  Finalidad: mensajes de texto (cuando estén disponibles y se usen)
  Ubicación: Estados Unidos
• Paddle
  Finalidad: pagos con tarjeta e impuestos sobre las ventas como comerciante registrado (merchant of record); Paddle también es responsable de los datos de pago que recopila
  Ubicación: Reino Unido / Estados Unidos

Si usted paga una factura por transferencia bancaria, nuestro banco recibe los datos del pago. Los servicios que usted elija conectar —inicio de sesión con Google o Microsoft, Dotloop, Open To Close, webhooks (por ejemplo, Zapier o Make), claves de API o una suscripción de calendario— reciben solo lo que usted les conecta, según sus propios términos y políticas de privacidad.

También podemos revelar información cuando la ley lo exija, para proteger derechos y la seguridad, o en caso de fusión, venta o transferencia del negocio (incluso a ClosingCode Software LLC, la sociedad de Wyoming que planeamos constituir para operar ClosingCode); en ese caso esta política seguirá aplicándose.

6. Transferencias internacionales

El servicio se aloja en Estados Unidos, cerca de nuestros clientes. La segunda lectura independiente de contratos y enmiendas (Mistral AI) se realiza en la Unión Europea. Nuestro equipo trabaja desde la Unión Europea (Polonia) y puede acceder a la información personal desde allí cuando sea necesario para operar el servicio y dar soporte. Cuando la información personal pasa de nosotros a proveedores fuera del Espacio Económico Europeo, nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está certificado, o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la UE. Puede pedirnos una copia de estas garantías en privacy@closingcode.app.

7. Cuánto tiempo la conservamos

• Datos de la cuenta: mientras exista su cuenta; cuando se cierra o se elimina su oficina, en un plazo de 30 días, salvo las facturas y los registros de facturación, que conservamos el tiempo que exigen las leyes fiscales y contables (en Polonia, en general, 5 años después del final del año).
• Datos del Cliente durante el acceso anticipado: hasta que el cliente los elimine o cierre la cuenta, o terminemos el acceso anticipado con aviso.
• Datos del Cliente con planes de pago: mientras la suscripción del cliente esté activa y el cliente los mantenga (las transacciones cerradas quedan disponibles como archivo). Cuando termina la suscripción, la oficina queda en solo lectura durante 90 días para exportar; tras una prueba gratuita sin plan de pago, durante 30 días. Después los datos se eliminan del servicio activo en un plazo de 30 días. Nuestros clientes pueden eliminar transacciones en cualquier momento.
• Documentos de LLC Desk (formularios, copias firmadas, pruebas de envío): 3 años después de la fecha posterior entre el día en que se envió la presentación y el 15 de abril del año siguiente al año fiscal; los documentos de una presentación que nunca se envió, 2 años después del último cambio. Se avisa a la oficina 30 días antes y puede conservarlos más tiempo. Queda un registro breve de la presentación (fechas, números de fax y de correo, una huella de la copia firmada) sin los documentos. Si la oficina se elimina antes, sus documentos de LLC Desk se eliminan con ella.
• Eventos de seguridad (inicios de sesión fallidos, códigos incorrectos, intentos de adivinar enlaces): 90 días. El historial de cambios dentro de una oficina: mientras existan los datos de la oficina.
• Lista de espera: hasta que se abra su cuenta o nos pida que le quitemos de la lista.
• Copias de seguridad: las copias cifradas de la base de datos se eliminan a los 30 días; las copias hechas en el servidor antes de una actualización, a los 14 días.

8. Seguridad

Usamos cifrado en tránsito (TLS), cifrado AES-256-GCM aplicado por la aplicación a cada documento subido antes de guardarlo, copias de seguridad cifradas, separación de los datos de cada oficina, enlaces de acceso que vencen, verificación en dos pasos (obligatoria para LLC Desk y para los datos de dinero compartidos con un contador), alertas ante intentos sospechosos de inicio de sesión e historial de cambios. Los enlaces para clientes, agentes y dueños de LLC vencen y pueden cancelarse.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una brecha afecta su información, avisaremos a nuestros clientes sin demora indebida y le notificaremos a usted y a las autoridades según lo exija la ley (según el RGPD, a la autoridad en un plazo de 72 horas cuando corresponda). Informe los problemas de seguridad a security@closingcode.app.

9. Cookies y tecnologías similares

Usamos solo cookies propias que el servicio necesita: para mantener su sesión iniciada y proteger el inicio de sesión y la verificación en dos pasos. Si abre el enlace de recomendación de un colega, una cookie de recomendación (cc_ref) guarda el código durante 60 días para que se pueda acreditar la recomendación. LLC Desk puede guardar un formulario sin terminar en su propio dispositivo (almacenamiento del navegador) hasta que lo complete.

No usamos cookies publicitarias, cookies de analítica ni rastreadores de terceros. Respetamos las señales Global Privacy Control; como no vendemos ni compartimos información personal, no se requiere ninguna otra acción.

10. Sus derechos

Según el RGPD, usted tiene derecho a acceder, corregir o eliminar su información personal, a recibir una copia, a oponerse o limitar algunos usos y a retirar su consentimiento en cualquier momento. También puede presentar una reclamación ante una autoridad de control; la nuestra es el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovia, Polonia.

Los residentes de California y de otros estados de EE. UU. con leyes de privacidad (como Colorado, Connecticut, Texas, Virginia y otros) tienen derecho a saber, acceder, corregir y eliminar su información personal, a obtener una copia y a excluirse de la venta, el intercambio, la publicidad dirigida y la elaboración de perfiles; no hacemos ninguna de esas cosas. Usamos la información sensible, como los números de identificación fiscal, solo para prestar el servicio que se pidió. No le discriminaremos por ejercer sus derechos.

Para ejercer sus derechos, escriba a privacy@closingcode.app; un agente autorizado también puede escribir en su nombre. Verificaremos su solicitud y responderemos dentro del plazo legal (normalmente 30 días según el RGPD y 45 días según las leyes estatales de EE. UU.). Si su información fue ingresada por su coordinador de transacciones, su agente o su oficina, les enviaremos su solicitud y les ayudaremos a responder. Si rechazamos su solicitud, puede apelar respondiendo a nuestra respuesta; contestaremos dentro del plazo legal y, si no queda conforme, puede comunicarse con el fiscal general (attorney general) de su estado.

11. Cambios

Publicaremos cualquier actualización en esta página con su fecha. Si los cambios son importantes, avisaremos con anticipación a los propietarios de las cuentas, y actualizaremos la lista de proveedores al menos 30 días antes de que un proveedor nuevo empiece a tratar Datos del Cliente.

Esta política se redactó en inglés. La versión en español se ofrece para su comodidad; si hay diferencias, prevalece la versión en inglés.

12. Contacto

DRUKXPERT.PL sp. z o.o., ul. Małopolska 41, 45-301 Opole, Poland. Correo para consultas de privacidad: privacy@closingcode.app. No hemos designado un delegado de protección de datos; privacy@closingcode.app llega a la persona responsable de la protección de datos.