Free · no sign-upTransaction coordinator email templates – in English and Spanish
Twelve emails a transaction coordinator sends on every file – from “we’re under contract” to the review request – each in English and in Spanish for your Spanish-speaking buyers and sellers. Copy, fill the fields in [brackets], send.
How to use them
Replace every [field] with the details of the file. The Spanish versions use “usted” – the polite form most clients expect. Keep the wire-fraud warning in every message about money.
1. Under contract – congratulations · To the client
English
Subject: We're under contract – [Property address]
Hi [First name], Congratulations – [Property address] is officially under contract! I'll be coordinating every step from here to closing. Our target closing date is [Closing date]. The next important date is “[Next deadline]” on [Deadline date]. You'll hear from me before every deadline, so nothing slips through the cracks. If you have any questions, just reply to this email. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Su transacción está bajo contrato – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: ¡Felicidades! [Dirección de la propiedad] ya está oficialmente bajo contrato. Yo coordinaré cada paso desde ahora hasta el cierre. La fecha prevista de cierre es el [Fecha de cierre]. La próxima fecha importante es «[Próxima fecha límite]», el [Fecha límite]. Le escribiré antes de cada fecha límite para que nada se pase por alto. Si tiene alguna pregunta, responda a este correo. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
2. Introduction to all parties · To all parties
English
Subject: Introduction – [Property address], closing [Closing date]
Hello everyone, I'm the transaction coordinator for [Property address]. The contract was accepted on [Acceptance date] and closing is scheduled for [Closing date]. Please copy me on all correspondence and send documents to this email. I'll circulate a deadline summary and keep everyone updated as we go. Thank you, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Presentación – [Dirección de la propiedad], cierre el [Fecha de cierre]
Hola a todos: Coordino la transacción de [Dirección de la propiedad]. El contrato se aceptó el [Fecha de aceptación] y el cierre está programado para el [Fecha de cierre]. Por favor, inclúyanme en toda la correspondencia y envíen los documentos a este correo. Compartiré un resumen de las fechas límite y los mantendré informados. Gracias, [Su nombre] [Su teléfono]
3. Earnest money reminder · To the client
English
Subject: Action needed: earnest money for [Property address]
Hi [First name], A quick reminder that the earnest money deposit for [Property address] is due soon – the next deadline is “[Next deadline]” on [Deadline date]. IMPORTANT: Always confirm wiring instructions by phone with the title/escrow company at a number you know is correct. We will never send changed wiring instructions by email. Please reply once it has been sent. Thanks, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Acción necesaria: depósito de garantía para [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: Le recuerdo que el depósito de garantía (earnest money) para [Dirección de la propiedad] vence pronto: la próxima fecha límite es «[Próxima fecha límite]», el [Fecha límite]. IMPORTANTE: confirme siempre por teléfono las instrucciones de transferencia bancaria con la compañía de títulos o de escrow, a un número que usted sepa que es correcto. Nunca le enviaremos instrucciones de transferencia modificadas por correo electrónico. Por favor, responda cuando lo haya enviado. Gracias, [Su nombre] [Su teléfono]
4. Inspection scheduled · To the client
English
Subject: Inspection scheduled – [Property address]
Hi [First name], The home inspection for [Property address] is being scheduled. We'll review the report together as soon as it arrives – the next deadline is “[Next deadline]” on [Deadline date]. Feel free to attend the end of the inspection – it's the best time to ask the inspector questions. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Inspección programada – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: Estamos programando la inspección de la vivienda en [Dirección de la propiedad]. Revisaremos juntos el informe en cuanto llegue; la próxima fecha límite es «[Próxima fecha límite]», el [Fecha límite]. Le recomiendo estar presente al final de la inspección: es el mejor momento para hacerle preguntas al inspector. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
5. Deadline coming up · To the client
English
Subject: Reminder: [Next deadline] – [Deadline date]
Hi [First name], Just a heads-up: the deadline for “[Next deadline]” at [Property address] is [Deadline date]. If there's anything you need from me before then, let me know. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Recordatorio: [Próxima fecha límite] – [Fecha límite]
Hola [Nombre]: Le recuerdo que la fecha límite de «[Próxima fecha límite]» para [Dirección de la propiedad] es el [Fecha límite]. Si necesita algo de mi parte antes de esa fecha, avíseme. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
6. Appraisal update · To the client
English
Subject: Appraisal update – [Property address]
Hi [First name], The appraisal for [Property address] has been ordered by your lender. Appraisals usually take 7–14 days. I'll let you know as soon as we have the result. Target closing date: [Closing date]. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Novedades del avalúo – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: Su prestamista ya pidió el avalúo (appraisal) de [Dirección de la propiedad]. Normalmente tarda de 7 a 14 días. Le avisaré en cuanto tengamos el resultado. Fecha prevista de cierre: [Fecha de cierre]. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
7. Loan approval update · To the client
English
Subject: Loan update – [Property address]
Hi [First name], I'm following up with your lender on the loan approval for [Property address]. If they ask for any documents, please send them as soon as possible – it's the most common cause of closing delays. Please avoid opening new credit or making large purchases until after closing. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Novedades del préstamo – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: Estoy dando seguimiento con su prestamista a la aprobación del préstamo para [Dirección de la propiedad]. Si le piden algún documento, envíelo lo antes posible: es la causa más común de retrasos en el cierre. Por favor, evite abrir nuevos créditos o hacer compras grandes hasta después del cierre. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
8. Clear to close · To the client
English
Subject: Clear to close! – [Property address]
Hi [First name], Great news – we are clear to close on [Property address]! Closing is scheduled for [Closing date]. I'll send the time, location and what to bring shortly. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: ¡Aprobación final para el cierre! – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: ¡Buenas noticias! Tenemos la aprobación final para el cierre (clear to close) de [Dirección de la propiedad]. El cierre está programado para el [Fecha de cierre]. En breve le enviaré la hora, el lugar y qué debe llevar. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
9. Closing details & wire-fraud warning · To the client
English
Subject: Closing details – [Property address] on [Closing date]
Hi [First name], Here's what to know for closing on [Closing date]: • Bring a valid photo ID for every signer. • Funds: follow ONLY the instructions confirmed by phone with the title/escrow company. Wire fraud is common – we will never change wiring instructions by email. • Set up utilities and homeowner's insurance to start on closing day. See you at the closing table! [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Detalles del cierre – [Dirección de la propiedad] el [Fecha de cierre]
Hola [Nombre]: Esto es lo que debe saber para el cierre del [Fecha de cierre]: • Traiga una identificación oficial con foto vigente de cada persona que firma. • Fondos: siga ÚNICAMENTE las instrucciones confirmadas por teléfono con la compañía de títulos o de escrow. El fraude en transferencias bancarias es común: nunca cambiaremos las instrucciones de transferencia por correo electrónico. • Programe los servicios públicos y el seguro de vivienda para que empiecen el día del cierre. ¡Nos vemos en el cierre! [Su nombre] [Su teléfono]
10. Final walkthrough reminder · To the client
English
Subject: Final walkthrough – [Property address]
Hi [First name], Your final walkthrough for [Property address] is coming up before closing on [Closing date]. Check that agreed repairs are done, appliances work and the home is in the expected condition. Best, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: Recorrido final – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: Se acerca su recorrido final (final walkthrough) de [Dirección de la propiedad], antes del cierre del [Fecha de cierre]. Verifique que las reparaciones acordadas estén hechas, que los electrodomésticos funcionen y que la casa esté en las condiciones esperadas. Saludos, [Su nombre] [Su teléfono]
11. Closing day – congratulations · To the client
English
Subject: Congratulations on closing! – [Property address]
Hi [First name], Congratulations – [Property address] is officially closed! It was a pleasure working with you. Keep your closing documents in a safe place; you'll need them for taxes and any future sale. Warmly, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: ¡Felicidades por su cierre! – [Dirección de la propiedad]
Hola [Nombre]: ¡Felicidades! El cierre de [Dirección de la propiedad] ya es oficial. Fue un placer trabajar con usted. Guarde sus documentos de cierre en un lugar seguro; los necesitará para sus impuestos y para cualquier venta futura. Con cariño, [Su nombre] [Su teléfono]
12. Review request · To the client
English
Subject: Quick favor?
Hi [First name], I hope you're settling in at [Property address]! If you were happy with how everything went, would you mind leaving a short review? It really helps my small business. Thank you, [Your name] [Your phone]
Español
Subject: ¿Un pequeño favor?
Hola [Nombre]: ¡Espero que se esté adaptando muy bien a [Dirección de la propiedad]! Si quedó contento con cómo salió todo, ¿podría dejarme una breve reseña? Ayuda mucho a mi pequeño negocio. Gracias, [Su nombre] [Su teléfono]
ClosingCode fills them in for you
In ClosingCode these templates are filled with the dates from the contract – next deadline, closing date – in each client’s language. You review every message and click send; nothing goes out on its own.
Start free trialThe Spanish texts are a careful draft, reviewed before launch by a US translator.